Certidão positiva na hora de fechar contrato: o que ela impede e o que não impede

As três situações

A certidão negativa atesta ausência de pendências.

A certidão positiva com efeito de negativa, prevista no artigo 206 do Código Tributário Nacional, é emitida quando existe débito, mas ele não é exigível naquele momento. Para efeito de licitação, financiamento, contratação e registro, ela produz os mesmos efeitos da negativa.

A certidão positiva indica débito exigível e é a única que efetivamente trava operações.

O que suspende a exigibilidade

O artigo 151 do Código Tributário Nacional lista as hipóteses, e são elas que abrem caminho para a certidão positiva com efeito de negativa:

• parcelamento do débito, que costuma ser a via mais rápida quando o valor é reconhecido;
• depósito integral do montante;
• impugnação ou recurso administrativo pendente de julgamento;
• decisão judicial que determine a suspensão;
• garantia oferecida em execução fiscal, por penhora ou seguro-garantia.

Há ainda uma quarta situação frequente na prática: o débito já pago cuja baixa não foi processada, ou lançado por erro de declaração. Nesse caso a solução não é parcelar; é corrigir a informação.

Por que a certidão volta positiva sem que exista dívida real

Boa parte das certidões positivas encontradas às vésperas de um contrato tem origem em inconsistência, e não em inadimplência:

• declaração acessória entregue com erro, gerando débito confessado indevido;
• pagamento alocado a competência diferente da devida;
• compensação não homologada ou pendente de análise;
• débito de filial ou de estabelecimento encerrado que permanece vinculado ao CNPJ raiz;
• parcelamento em vigor sem que o sistema tenha registrado a última parcela.

A correção dessas hipóteses é administrativa e costuma ser mais rápida do que a negociação de um parcelamento.

Os âmbitos que precisam estar em ordem

Uma empresa raramente precisa de uma certidão. Precisa do conjunto:

• federal, com a certidão conjunta da Receita Federal e da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, que abrange tributos federais e contribuições previdenciárias;
• estadual, emitida pela secretaria da fazenda do estado, relevante sobretudo para quem apura ICMS;
• municipal, para tributos como ISS, IPTU e taxas;
• além delas, a certidão de regularidade do FGTS, exigida na maioria das contratações.

Cada uma tem seu próprio sistema, seu próprio prazo e sua própria forma de contestação. Uma pendência municipal de valor pequeno impede a assinatura tanto quanto uma federal de valor alto.

O que fazer quando o prazo é curto

• emitir as certidões dos quatro âmbitos e identificar exatamente qual débito trava cada uma;
• separar o que é dívida real do que é inconsistência cadastral ou de declaração;
• corrigir de imediato o que for erro de informação, que é o caminho mais rápido;
• para dívida real, avaliar parcelamento, garantia ou depósito, conforme o valor e a fase de cobrança;
• documentar o pedido de revisão quando o débito for indevido, o que já suspende a exigibilidade no âmbito administrativo.

Manter as certidões monitoradas periodicamente, e não apenas quando são exigidas, é o que evita descobrir a pendência no dia da assinatura.

Como podemos ajudar

O Linhares Moreira Advocacia atua na regularização fiscal de empresas em Goiânia e em Goiás, com levantamento da situação nos âmbitos federal, estadual e municipal, correção de inconsistências, defesa administrativa de débitos indevidos, negociação de parcelamentos e acompanhamento até a emissão da certidão.